Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive

Teams Kommunikation vom Home Office

COVID-19 hat gezeigt, dass der Einsatz von Tools zur Zusammenarbeit wie Microsoft Teams ein produktives Arbeiten im Home Office erst möglich macht. Microsoft Teams ermöglicht eine digitale Kommunikation in digitalen Teamräumen, Chats, Videotelefonie, Dokumente, Apps usw.




Es können Teams angelegt werden zu denen Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens eingeladen werden können. Innerhalb eines Teams können ausgewählte Mitglieder Kanäle (Channels) einrichten. Channels sind Gesprächsthemen, die es Teammitgliedern ermöglichen ohne die Verwendung von Email zu kommunizieren.

Für Meetings können Mitglieder und Gäste außerhalb des Unternehmens eingeladen werden, die auch über Browser teilnehmen können. Meetings können optimiert werden durch Bildschirm teilen, gemeinsame Notizen und Zeichnungen auf dem digitalen Whiteboard. Außerdem können Besprechungen aufgezeichnet und transkribiert werden.

In Teams können Apps integriert werden wie beispielsweise Office-Anwendungen, aber auch externe Apps, um weitere Aufgaben zu erledigen. Einige der beliebtesten Teams-Apps sind: Wiki, Polly, Trello, Karma, ScrumGenius, AttendanceBot, MURAL, MeisterTask, SoapBox, SignEasy, Qubie.

Erlauben oder Einschränken der Nutzung von Whiteboard, Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung, Transkription, Anonymer Zugang können Sie unter:
Teams Admin Center -> Besprechungen -> Besprechungsrichtlinien.

SharePoint Online für company storage

Mit SharePoint Online können Mitarbeiter ohne große technische Fachkenntnisse team- und projektorientierte Webseiten erstellen, sowie Dokumente für Kollegen, Kunden und Partner freigeben und diese gemeinsam nutzen.

Die Webseiten werden oft für das Intranet des Unternehmens genutzt - ein zentraler Ort, an dem die Mitarbeiter Unternehmensinformationen finden können. Eine Unternehmenswiki-Webseite kann erstellt und so eingestellt werden, dass sie nur bestimmte Benutzer bearbeiten können. Bei Teamseiten handelt es sich um die gleichen Seiten, die auch in Teams App bearbeitet werden.

Es ist zu beobachten, dass sich die Diskussionen und die Zusammenarbeit immer mehr zu Teams verlagert.

SharePoint ist ein mächtiges Tool um Dokumente zu speichern und zu verwalten. Ein Administrator kann die Gruppenberechtigungen so einstellen, dass nur bestimmte Gruppen bestimmte Dokumente verändern können, Andere nur lesen können usw.

Dokumente können sowohl über einen Browser als auch über Windows Explorer bearbeitet werden.

OneDrive für Business - personal storage

OneDrive ist technisch ein Teil von SharePoint für persönliche Daten. Daher können Mitarbeiter wie bei SharePoint Unternehmensdaten speichern und teilen, auch außerhalb des Unternehmens. Ein Sharepoint-Administrator kann diese Freigabeeinstellungen einschränken unter:
SharePoint Admin Center -> Richtlinien -> Teilen.

In Windows 10/11 ist OneDrive bereits integriert, durch die Eingabe von Zugangsdaten wird es mit dem Cloud Speicher verbunden. Der Zugriff auf Dokumente über Windows Explorer (siehe Bild oben) ermöglicht es so auch offline zu arbeiten. Die Daten werden lokal gespeichert, bis eine Internetverbindung zur Verfügung steht, dann werden sie mit dem Cloud-Speicher synchronisiert.

Teams, SharePoint und OneDrive Kosten

Teams, SharePoint und OneDrive sind in fast allen Plänen verfügbar. Sie sind in den Einstiegsplänen enthalten wie Microsoft 365 Business Basic und Office 365 E1.

Die Größe von OneDrive ist 1 TB und SharePoint 1 TB + mit jedem Benutzer kommen noch 10 GB dazu. SharePoint und OneDrive sind als Plan 2 verfügbar, z.B. in Office 365 E3.
In Plan 2 kann die Größe für OneDrive über Powershell auf 5 TB erhöht werden, über den technischen Support von Microsoft auf 25 TB.